Personalarkiv

Personalarkiv

Saksbehandlingen skjer i Acos WebSak og Fokus. Personalarkivet er fullelektronisk i systemet Acos WebSak og Fokus.

Saksmappe per tilsett

Tittel - Personalmappe. Tittel linje 2 - Fornamn Etternamn.
Arkivdel - Personalarkiv
Sakstype - PERS
Klassering - Fødselsnummer
Tilgangskode - P-3

Acos WebSak har vi valt å gå for ein «mappe i mappe» struktur for alle personalmapper.
Dette betyr at dei vil bli oppretta med ein fast mappestruktur beståande av ei hovudmappe og 4 underliggande saksmapper.
Strukturen er slik:

  • Personalmappe <Fornamn Etternamn>
    • 1. Tilsetjing <Fornamn Etternamn>
    • 2. Kompetanse <Fornamn Etternamn>
    • 3. Lønn og forsikring <Fornamn Etternamn>
    • 4. Permisjon og fråvær <Fornamn Etternamn>

Undermappene er namngitt med nummer for rett sortering og vil alle få eigne saksnummer.

Tilsettingssak blir oppretta i arkivdel STI (Stilling), Sakstype TS (Tilsettingssak)
Disiplinærsak førast som eiga sak i arkivdel DISI med tilgangskode PB (Personal begrensa)
og ad-hoc tilgangsgrupper for kvar sak.

Innhald i arkivdel

Tilsetjing

  • Tilbod om stilling (fast og mellombels, også auke i stilling)
  • Takkar ja til stilling (fast og mellombels, også auke i stilling)
  • Takkar nei til stilling (fast og mellombels, også auke i stilling)
  • Signert arbeidsavtale (fast, mellombels og pensjonist)
  • Politiattest (skal ikkje skannast, men nytte journalpost Politiattest og legge inn informasjon etter den malen)
  • Signert MRSA-skjema
  • Signert teiepliktskjema
  • Tuberkolosetest datert levert
  • Tenesteattest
  • Utmerking
  • Databriller - søknad og vedtak
  • Avtale om bruk av eigen bil i teneste
  • Avtale om bilgodtgjersle
  • Avtale om EK-teneste
  • Avtale om heimekontor
  • Søknad, krav og vedtak om fast tilsetjing/fortrinn til jobb frå
  • Endring, oppseiing, overføring eller byte av arbeidsplass
  • Konstituering eller delegert mynde for ein periode
  • Tilbod og svar på sluttpakke eller seniorpakke

Kompetanse

  • Vitnemål
  • Attest
  • Kursbevis
  • godkjenning. sertifikat og autorisasjon
  • Søknad om og svar på søknad om økonomisk støtte til utdanning
  • Avtale om bindigstid

Løn og forsikring

  • Lønsmelding (start/endring/stopp)
  • Ny løn og/eller stillingskode etter forhandling
  • Fastsetjing av ansiennitet
  • Melding frå KLP, SPK eller NAV
  • Melding om yrkesskade
  • Unntak frå arbeidsgjevar perioden

 

 

Tilgang til arkivdel

Kommunalsjef, personal og organisasjon og arkivet. Leiarar har tilgang til personalmapper som gjeld tilsette i eininga.

Personopplysningar i arkivdel og behandling av dei
Klassifikasjon: Sensitiv
Lovhjemmel: P - Off.lova §13 jf forv.lova §13
Tilgjengelegheit: Dei som har behov for informasjon om barnet for å utføre jobben sin, skal ha tilgang til barnehagemappa
Integritet: Personalmappene, om den er oppbevart på papir eller elektronisk, skal vere sikra mot at uvedkommande skal kunne lese, gjer endringar eller slette delar eller heile dokumentet.
I det elektroniske systemet skal det ikkje vere muleg å fysisk slette eit dokument som er journalført.
Integriteten vert teken i vare ved å avgrense tilgang til papirarkivet som vert oppbevart i eige arkivrom og i arkivsystemet vert det oppretta tilgang etter gjeldande rutine for tilgangsstyring.
Konfidensialitet: Tilsette skal lese gjennom, forstå og signere teieplikt skjema og for dei som nyttar elektroniske hjelpemiddel også sikkerheitsinstruks brukar.
Behandling Kommunen sin behandlingsprotokoll vil sei noko om personsensitiv informasjon som vert gjort i systemet.
Publisert 07.05.2020 13:14