Rutine for arkivering ved anbod og innkjøp

Rutine for arkivering ved anbod og innkjøp

Innkjøpssamarbeidet på Sunnmøre

Kommunane rundt Ålesund deltar i eit innkjøpssamarbeid, som er leia av Konserninnkjøp. 

Innkjøpssamarbeidet på Sunnmøre består av kommunane Ålesund, Vestnes, Sykkylven, Sula, Stranda, Fjord, Giske, Hareid, Herøy, Ulstein, Sande, Vanylven, Ørsta og Volda. 

Samla har kommunane eit befolkningsgrunnlag på ca. 150 000 innbyggarar. Samarbeidskommunane får tilbod om å delta på våre rammeavtalar og får også rådgiving i innkjøpsfaglege spørsmål.

Eigne anbod og innkjøp

Hareid kommune føretek også eigne anbod og innkjøp, vi brukar system TendSign i dette arbeidet. Alle arkivverdige dokument, som skissert under, skal overførast til arkivsystemet vårt.

Dette er gjeldande rutine for arkivering:

Dokumenttype:

  • X – og N-notat – interne dokument
  • I – Innkomande brev/epost som kjem på postlista
  • U – utgåande brev/epost som kjem på postlista
  • SMS – kan og vere arkivverdig

Tilgangskode på dokument

  • O – offentleg
  • U – dokumet er skjerma for innsyn. Avsendar, mottakar og brevtittel er synleg på postlista med mindre det er vektig grunn for skjerming av dette.

Alle dokument er i utgangspunktet offentlege og vurdering i tabellen under er tilrådingar frå arkivet på heimlar dersom dokumenta treng skjerming.

Lovheimel

  • Offentleglova § 23.3
  • Offentleglova § 13/Lov om offentlege anskaffelser § 3-6
  • Offentleglova § 14

Sakstittel: "Innkjøp/anbod XX(år) - Kva innkjøpet gjeld» .

Forarbeid
Kunngjering
Anbod og anbodsopning
Evaluering og forhandling
Avtale og innkjøpsprotokoll

 

I tabellen over der det står kan, gjeld at om dokument er oppretta skal dei arkiverast.