Restanserapport

Restanserapporten viser oversikt over ubesvarte dokument i avdeling og på saksbehandlarnivå.
Restanserapport vert sendt til sektorsjef/einingsleiar kvart kvartal. Saksbehandlar med mykje restansar får også tilsendt restanserapport og purring på desse.

Aktive saksmapper

To gongar i året skal dokumentsenteret ta ut oversikt over alle saksmapper per sektor som forsatt står under behandling.. Oversikta vert sendt kommunalsjef og einingsleiar. Om saksbehandlar har veldig mange saker som ikkje er avslutta vert det å ta kontakt direkte for opplæring.

Under arbeid

Journalpost i status R. Her vert det sendt ut påminning til saksbehandlarar med mange dokument under arbeid jamleg. 

Andre rutinar for oppfølging

Ledelsesinfo

I samarbeid med leiarar og sakshandsamarar: ta ut oversikter frå ledelsesinfo basert på t.d. antal aktive saker, antal restansar, behandlingstid. Arkivtenesta bør bruke oversikta ein får gjennom «arkivforvaltning» i Ledelsesinfo, og rette opp dei evt. manglane som kjem fram i denne oversikta.

Oppfølging og kvalitetssikring før ein sakshandsamar sluttar

Sjekke om sakshandsamar har restansar, skal dei avskrivast/overførast andre, evt. dokument som ligg utsjekka, saker som skal avsluttast/overførast til andre?

Arkivrutinar for ulike fagsystem 

Det skal vere arkivrutinar for dei ulike fagsystema som er i bruk i kommunen. Det er systemansvarleg for systemet har ansvar for å utarbeide dei. Arkivleiar har ansvar for å sjå til at arkivrutinar er utarbeida.

Rutine for arkivering.