Helga Bøe, arkivleiar i Ulstein kommune, Johnny Berge, arkivleiar i Hareid kommune, Tove Cathrine Kvamme, arkivleiar i Sande kommune, May Britt Brenne, arkivleiar i Ørsta kommune, Inger-Johanne Johnsen, arkivleiar i Volda kommune og interkommunal koordinator og Sølvi Dimmen, ordførar i Volda. Arkivleiar Helen Eiken frå Herøy kommune var ikkje tilstade då biletet vart teke. Volda kommune

Arbeidsgruppa for samarbeidet hadde invitert styringsgruppa for arkivsamarbeidet og arkivmedarbeidarane til å vere med på ei lita markering av at dei er på  veg ut av «startgropa» for arkivsamarbeidet vårt.

I staden for snorklipping, vart det samankopling av kommunane til felles digital arkivløysing, ved ordførar i Volda,  Sølvi Dimmen. 

Interkommunal koordinator, Inger-Johanne Johnsen, ønskte velkomen og fortalde om samarbeidet.

– Eit kommunalt oppgåvefellesskap innan dokumentasjonsforvaltning - eller arkiv, som dei fleste kjenner det, er både nytt og spesielt i kommunal samanheng. Berre nokre få liknande samarbeid finns i Norge. Dette betyr at kommunane på Søre Sunnmøre er nyskapande – og at vi går forran og at vi viser korleis kommunar kan samarbeide smartare og meir effektivt, sa Johnsen. 

Omfattande arbeid

– Dette har ikkje skjedd av seg sjølv. Arkivleiarane har lagt ned eit omfattande arbeid i forkant. Det er brukt mykje tid på kartlegging, planlegging og grundige – og til tider heftige -  diskusjonar. Vi har analysert behov, vurdert ulike løysingar og har våga å prøve ut nye vegar. Slik har vi fått eit solid og gjennomtenkt fundament som vi no bygger vidare på – i fellesskap.

 – For at dette samarbeidet skal lykkast, må både arkivleiarar og arkivmedarbeidarar dra lasset i same retning og vise stor evne til tilpassing. Vi skal nemleg vere mest mogleg like i måten vi utfører arbeidet vårt på, for det er då vi får best effekt av fellesskapet.

– Samarbeidet handlar om meir enn dei daglege arkivoppgåvene: Det omfattar opplæring og kursing av saksbehandlarane, brukarstøtte, systemutvikling og digitale skjema. 

– Gjennom dette samarbeidet sikrar vi god kvalitet på dokumentasjonsforvaltninga i den enkelte kommune, vi reduserer sårbarheit ved fråvær og legg til rette for raus deling av kompetanse på tvers av kommunegrensene. Digitalisering og automatisering gjer arbeidsprosessane enklare og betre. Med andre ord, vi riggar oss for ei framtid som er digital, effektiv og i stadig utvikling. Arkiv handlar nemleg ikkje berre om fortida; det handlar i aller høgste grad om framtida.

– Så i dag feirar vi ikkje berre eit samarbeid om dokumentasjonsforvaltning. Vi feirar effektivisering, automatisering, utvikling og god ressursbruk. 
– Og ja – vi feirar at seks kommunar har klart å bli einige om noko. Det i seg sjølv er jo arkivverdig, avslutta den interkommunale koordinatoren med.

Arkiv fulle av liv

Ordførarar Sølvi Dimmen opna si tale med å seie at det var ei glede å få vere med og opne arkivsamarbeidet på Søre Sunnmøre.

– Dette samarbeidet kjem etter initiativ frå faggruppa sjølv. Dei ser at eit samarbeid kan gi ei betre teneste med moglegheit til betre fagleg standard og utvikling. Arkivsamarbeidet er ei ledestjerne for Søre-samarbeidet, sa ordføraren. 

– Arkiv kan ved første augekast verke stille og kjedeleg – vi ser for oss rom fulle av papir og system. Men i røynda er arkiva fulle av liv. 

– Dei rommar historia vår, avgjerdene våre, spor etter menneske, bygder og samfunn slik dei har vore – og slik dei har vorte til. Arkiva er sjølve minnet til fellesskapen.

– I dag tek vi eit viktig steg for å ta vare på dette minnet – saman.

Ingen kommune står åleine

– At vi på Søre Sunnmøre går i lag om eit felles arkivsamarbeid, er både klokt og framoverlent. Det handlar om kvalitet, tryggleik og profesjonalitet – men òg om solidaritet og viljen til å løyse oppgåver i lag. Ingen kommune står åleine, og historia vår heng tettare saman enn kommunegrenser kan vise.

– Markeringa i dag er òg eit sterkt symbol på tida vi lever i. Når eg straks skal gjere ei symbolsk samankopling av kommunane her, markerer vi ikkje berre ei teknisk løysing – vi markerer ein visjon. Ein visjon om deling, om samspel mellom menneske og teknologi, og om eit arkiv som er tilgjengeleg, sikkert og framtidsretta.

– Dette samarbeidet er eit godt døme på korleis digitalisering kan tene demokrati og tillit. Gode arkiv er ein føresetnad for open forvaltning, rettstryggleik og dokumentasjon. Dei gjer oss i stand til å sjå tilbake – og til å stå stødig når vi går vidare.

– Eg vil rette ein stor takk til alle som har lagt ned innsats for å få dette til. Slike løft kjem ikkje av seg sjølv – dei krev vilje, tolmod og kompetanse. No bind vi kommunane saman – digitalt, fagleg og historisk. Med det har eg gleda av å erklære arkivsamarbeidet på Søre Sunnmøre for offisielt opna.

Vidare ønskte ho lukke til med eit viktig arbeid for både notid og framtid.

Volda kommune

Opninga av samarbeidet vart feira med kake og kaffi.  Markeringa fann stad på Volda samfunnshus.